UEL adota novo Sistema de Gestão de Projetos

Os pró-reitores Cristianne Cordeiro, Mario Sérgio e Ludoviko Carnascialli falam sobre o novo sistema 

Agência UEL - 05/09/2012

A Universidade Estadual de Londrina (UEL) implanta um novo Sistema de Gestão de Projetos (SGP). A partir de agora os projetos de pesquisa, ensino e extensão serão cadastrados online no Sistema UEL, que concentra todos sistemas institucionais da Universidade. O objetivo é dar mais agilidade ao gerenciamento de projetos, simplificando o registro, cadastros e aprovação deles.

Outro fator que levou a adoção do novo sistema é a busca pela desburocratização da tramitação de projetos. Na prática, com o SGP a gestão dos novos projetos acadêmicos da UEL fica mais eficiente, pois também agiliza a avaliação das instâncias competentes. Segundo informações da Diretoria de Desenvolvimento de Sistemas (DDS), da Assessoria de Tecnologia de Informação (ATI), após quase dois meses de implantação do novo sistema já são 64 projetos de pesquisa, 7 de ensino e outros 8 projetos de extensão cadastrados.

“É uma mudança no tratamento dos projetos, pois eles vão tramitar e serão aprovados dentro dos Centros de Estudos”, diz o professor Mário Sérgio Mantovani, pró-reitor de Pesquisa e Pós-Graduação. Portanto, os projetos serão gerenciados pelos Centros de Estudos da Universidade. Mário Sérgio ainda compara que o preenchimento do novo sistema de projetos é semelhante àqueles utilizados em fontes de financiamento externas, como Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq) e Fundação Araucária. “O modelo de cadastro eletrônico de projetos o docente conhece bem”, observa. 

Conforme reforça a professora Cristianne Cordeiro Nascimento, pró-reitora de Extensão, o cadastro de projetos online elimina o principal problema do antigo sistema, isto é, a burocracia que resultava na demora para tramitação e aprovação dos projetos. “O sistema promete ser mais ágil, já que no máximo em 30 dias o processo vai ficar pronto”, justifica a pró-reitora de Extensão. Ela lembra que a mudança no processo de tramitação de projetos é uma solicitação antiga dos professores.

Já para o professor Ludoviko Carnascialli dos Santos, pró-reitor de Graduação, a gestão eletrônica de projetos representa um avanço. Na avaliação do professor, a adoção do novo sistema traz autonomia aos Centros de Estudos. “Os próprios centros passam a decidir acerca da aprovação dos projetos, pois eles são os produtores dos projetos de ensino, pesquisa e extensão”, diz.

ATI – Vale ressaltar que o usuário poderá consultar os projetos mesmo em cadastro. E para orientar sobre o funcionamento e operação do sistema, o usuário tem à disposição o Manual do Sistema de Gestão de Projetos (SGP).

O analista de sistemas responsável pela criação do SGP, Amarildo Ramos de Almeida, da Diretoria de Desenvolvimento de Sistemas (DDS), da Assessoria de Tecnologia de Informação (ATI), afirma que a mudança representa uma economia de tempo e trabalho. O cadastro do projeto, segundo ele, pode ser realizado por etapas e, portanto, retomado a qualquer momento pelo docente. 

Conforme salienta Juliana Roessing Vertuan, responsável pela DDS, apenas os novos projetos serão cadastrados no sistema on line. “O docente tem mais autonomia durante o cadastro e tramitação do projeto”, acrescenta. Segundo ela, o sistema inclusive valida automaticamente a carga horária do docente.

“É um ganho importante, já que os dados entre os projetos podem ser cruzados, inclusive para alimentar planilhas de carga horária”, afirma Leonardo Mota Pinheiro, diretor da ATI. Ele destaca que o sistema integra diferentes bases de dados e informações.

Docentes avaliam a iniciativa

Com o Sistema de Gestão de Projetos (SGP) disponível há quase dois meses, docentes da UEL avaliam o novo cadastro de projetos. É o caso do professor Waldemar Zangaro Filho, do Departamento de Biologia Animal e Vegetal (BAV), do CCB, que usou o sistema recentemente para o cadastro de um projeto de pesquisa. “É fácil e rápido usar o sistema, basta seguir os passos e pronto”, diz o professor. A desvantagem do sistema antigo, segundo ele, era a exigência de cópias do projeto. A professora Débora Braga Zagabria, do Departamento de Serviço Social, cadastrou recentemente um projeto de pesquisa sobre formação profissional e envelhecimento. Ela aponta as vantagens do sistema online. “Não tive dificuldade em utilizar o sistema, é bem fácil. E agiliza a tramitação do projeto”, diz.

As comissões de pesquisa que emitem pareceres sobre os projetos também se beneficiam com o sistema. Na opinião da professora Alexandrina Aparecida Maciel, coordenadora do Comitê de Ética de Pesquisa envolvendo Seres Humanos, além das pesquisas institucionalizadas, a expectativa é que a longo prazo a iniciativa envolva outras áreas, como os Trabalhos de Conclusão de Curso (TCCs). O comitê acompanhou a implantação do sistema de gestão de projetos.

SAUEL – Com o novo sistema de cadastro de projetos, o desafio agora é aprimorar o arquivamento dos processos para preservar a memória institucional da Universidade. O setor responsável pela gestão documental da Instituição é o Sistema de Arquivo da Universidade Estadual de Londrina (SAUEL).

Segundo a professora Wilmara Rodrigues Calderon, diretora do SAUEL, o setor recebe, em média, 30 mil processos por ano. “A Universidade investe em uma política de gestão documental e preservação digital”, ressalta a professora. Ela reforça que o sistema também representa uma economia para Universidade.

A diretora do SAUEL informa que a Instituição está em processo de implantação de um sistema de gerenciamento arquivístico semelhante aos modelos usados na Universidade de São Paulo (USP) e Universidade de Campinas (UNICAMP).

Veja também: Sistemas UEL - Gestão de Projetos