Prograd aumenta oferta de serviços no Portal do Estudante

Só em 2017 o Portal registrou mais de seis milhões de visualizações

Agência UEL - 16/02/2018

A Pró-reitoria de Graduação (PROGRAD) recebeu no ano passado cerca de 1.600 solicitações de histórico escolar, pedidos de atestados de matrícula e conclusão de curso por meio do Portal do Estudante de Graduação (www.uel.br/portaldoestudante/). Os serviços prestados on-line superaram os atendimentos feitos presencialmente no balcão da Prograd, que registrou cerca de 200 solicitações.

Só no ano passado foram adicionados ao Portal do Estudante sete novos serviços - aproveitamento de estudos, trancamento e cancelamento de matrícula, histórico escolar oficial e boletim, atestados de matrícula e conclusão, programas de disciplinas, Monitoria e Atividade Acadêmica Complementar (AAC). Segundo a Assessoria de Tecnologia da Informação (ATI), o Portal do Estudante registrou só no ano passado mais de seis milhões de visualizações. Para Sueli Consolini, diretora de Apoio à Ação Pedagógica da Prograd, os número apontam que conforme aumentam os serviços prestados eletronicamente, a adesão dos estudantes também cresce. 

A disponibilização desses serviços no Portal do Estudante confere rapidez e agilidade aos serviços ofertados aos alunos dos cursos de graduação. Conforme destaca a diretora Sueli, em plena era da Tecnologia de Informação é preciso ter o compromisso de tornar os processos cada vez mais rápidos, conferindo qualidade na prestação de serviços. "Nós começamos a buscar essa automação. O resultado é a percepção da melhoria dos serviços prestados. O aluno fica extremamente mais satisfeito, uma vez que o jovem tem o desejo de que com apenas um clique consiga resolver o que precisa", observa a diretora. 

Ela cita o exemplo do requerimento para aproveitamento de horas para AAC, que o estudante precisava ir pessoalmente até a Prograd, tirar várias cópias de documentos e esperar a tramitação junto ao Colegiado do curso. Anualmente, segundo ela, eram registrados cerca de seis mil pedidos de aproveitamento de AAC, um volume aproximado de 450 pedidos por mês.

Sueli Consolini, diretora de Apoio à Ação Pedagógica da Prograd

"Agora tudo é feito on-line. O aluno pode digitalizar ou tirar uma foto do documento, e anexar às imagens no Portal do Estudante. Ele também preenche o formulário disponível. Em seguida, o Colegiado recebe os arquivos, abre e confere. Quando clica em 'salvar', já autoriza ou indefere a solicitação do aluno", explica Sueli.

Ainda de acordo com Sueli, os recursos e serviços on-line resultam na economia em todo o processo, agilizando os lançamentos para o aluno. Outras melhorias de automatização, segundo a diretora, foram a inclusão de pedidos de segunda chamada de prova, vista formal, e revisão de nota ou conceito. O processo, segundo ela, também é feito diretamente com o Colegiado do curso, sem a necessidade de envios de documentos impressos. "Há economia de tempo do funcionário, de papel, menor fluxo de documentos, tramitando dentro da Universidade, agilidade na consulta e acompanhamento de informação", completa. 

Futuro - A diretora adianta que novos processos de automatização serão implantados. Eles são elaborados pela Prograd em parceria com a Assessoria de Tecnologia da Informação (ATI). Para este ano, a expectativa é atender de forma eletrônica o sistema de solicitação de dilatação de prazo para os alunos que estão próximos de jubilar, ou seja, terminar o curso no prazo máximo disponibilizado. A ideia é eliminar os pedidos, que hoje fora de prazo, tramitam nas diversas instâncias da UEL para aprovação. 

A diretora conta que o processo deste aluno passa por oito locais antes de ser aprovado. Com experiência em gestão e mapeamento de processos, Sueli conversou com os servidores desses locais e listou as tramitações, desde o início até o final do processo. A partir disso, será encaminhado à ATI que iniciará a programação de mais este serviço que será adicionado ao Portal do Estudante. 

Com base nos levantamentos realizados pela diretora, outra possível melhoria será na confirmação de matrícula para os alunos ingressantes. Sueli conta que em todo período de pré-matrícula dos candidatos aprovados no Vestibular da UEL, milhares de envelopes com documentação são recebidos e conferidos manualmente pelos servidores da Prograd. 

Além disso, na primeira semana de aula, os ingressantes precisam comparecer à Pró-reitoria de Graduação para confirmar a matrícula. Isso gera cerca de 600 atendimentos por dia. Diante disso, o objetivo é transformar a matrícula presencial em matrícula eletrônica. 

Compromisso - Sueli ressalta inclusive que todas as melhorias só são possíveis devido ao profundo conhecimento que os chefes de divisões e equipe têm sobre os processos que permeiam a Prograd. "Conscientes da dificuldade de contratação todos têm demandado otimização dos seus processos de trabalho, sempre mantendo o cumprimento dos prazos e impactando positivamente no atendimento aos nossos estudantes", finaliza.